Recruiting KPI’s – Diese 7 Kennzahlen solltest du kennen 

Um die Effizienz und Effektivität unserer Recruiting-Maßnahmen beurteilen zu können, nutzen wir Recruiting KPI’s. Key Performance Indicator (KPI’s) sind Kennzahlen, anhand derer die Performance von der jeweiligen gemessenen Leistung deutlich gemacht wird.  

Warum sind KPI’s wichtig?  

KPI’s helfen dir einen Überblick über die Performance deines Unternehmens, einer bestimmten Abteilung oder einzelner Prozesse oder Maschinen zu behalten.  

Mit KPI’s kannst du einsehen, ob du deine Ziele erreicht hast oder wie weit du deiner Zielerreichung noch entfernt bist. Durch den Vergleich von KPI’s kannst du ermitteln, wie sich die Performance in einer bestimmten Zeitspanne verändert.  

Außerdem gewinnst du durch den Vergleich von eigenen mit marktweiten KPI’s einen Überblick, wo du dich im Marktumfeld einordnest und an welchen KPI’s du besonders arbeiten solltest.  

KPI’s für das Recruiting? 

Auch im Recruiting gibt es gewisse KPI’s, die dir helfen einen Überblick über deine Arbeit zu erhalten und sie noch besser zu machen. Wir haben für dich unsere wichtigsten Recruiting KPI’s entlang des Recruiting-Funnels zusammengefasst:  

  1. Recherchequalität  

Ein wichtiger Recruiting KPI für uns ist die Recherchequalität. Sie gibt Auskunft darüber, wie passend unsere Suche für die Stelle tatsächlich ist. Dabei werden die gefundenen Kandidat:innen aus der Active Search analysiert. Kandidat:innen, welche die Anforderungen an die Stelle nicht erfüllen, werden disqualifiziert. Je mehr Kandidat:innen disqualifiziert werden, desto schlechter wird die Recherchequalität. Berechnet wird dieser Recruiting KPI, indem man die Kandidat:innen in der “disqualified”- Phase durch die Kandidat:innen in der “sourced/gefunden”- Phase teilt. Wir rechnen in der Regel mit einer Soll-Recherchequalität von 96%.  

Um deine Recherchequalität hochzuhalten, solltest du sicherstellen, dass du das Anforderungsprofil richtig verstanden hast und genau weißt, wonach der Kunde sucht.  

  1. Rückmeldequote 

Die Rückmeldequote gibt an, wie viele Kandidat:innen von den Angeschriebenen tatsächlich geantwortet haben. Bei diesem Recruiting KPI solltest du dir realistische Ziele setzen. In der Regel ist er einer der KPIs, die relativ schwierig zu erreichen sind und die viel Expertise und auch Verständnis von der Zielgruppe und den Anforderungen voraussetzen. Du kannst den KPI durch die Bildung des Quotienten von Antworten durch die Anzahl der angeschriebenen Kandidat:innen ermitteln. Wir rechnen durchschnittlich mit einer Rückmeldequote von 15%.  

Die Rückmeldequote kannst du fördern, indem du dir möglichst genau die Profile deiner Kandidat:innen anschaust und personalisierte Anschreiben verfasst. Schau dazu auch gerne in unserem Artikel für effektive LinkedIn InMails vorbei.   

  1. Anzahl positiver Rückmeldungen  

Als Teil der Rückmeldequote ist die Anzahl der positiven Rückmeldungen für den/die Recruiter:in fast noch wichtiger, da nur diese Kandidat:innen zu einem Erstgespräch führen. Positive Rückmeldung heißt also, dass der/die Kandidat:in an einem ersten Austausch interessiert ist und mehr über die Stelle erfahren möchte. Diese Zahl kannst du ermitteln, indem du die Anzahl der positiven Rückmeldungen durch die Anzahl aller Rückmeldungen teilst. Wir gehen hier in der Regel von einem Soll Recruiting KPI von 20% aus. 

Manchmal brauchen Kandidat:innen auch ein wenig Überzeugung. Schau dir daher genau die Gründe für eine Absage an. Vielleicht hat der/die Kandidat:in die Stelle nur überflogen und ihm fehlen wichtige Hinweise, wie die Möglichkeit für Homeoffice. Allgemein solltest du immer nach den Gründen für die Ablehnung fragen. Die Antworten könnten dir hilfreiche Insights für deine Suche oder dein Anschreiben liefern.  

  1. Überführung zum Telefoninterview  

Dieser Recruiting KPI gibt an, zu wie vielen Erstgesprächen es tatsächlich kommt. Nicht immer führen wir mit allen Kandidat:innen, die interessiert sind, ein Gespräch. Manchmal springen die Kandidat:innen ab, weil sie ein anderes Angebot angenommen haben oder doch nicht mehr interessiert sind. Teilweise antworten Kandidat:innen auch nicht mehr oder erscheinen letztlich doch nicht zum Gespräch. Die tatsächliche Anzahl der Gespräche durch die Anzahl der interessierten Kandidat:innen gerechnet, ergibt den Recruiting KPI Überführung zum Telefoninterview.  

Um hier einen guten KPI zu erreichen, ist es sinnvoll, dem/der Kandidat:in schon vorab möglichst viele Informationen zu geben, damit er/sie weiß, worauf er/sie sich einlässt und mehr vom Unternehmen und der Stelle wissen möchte. Mit Erinnerungsmails kann man zudem verhindern, dass die Kandidat:innen Termine vergessen.  

  1. Erfolgsquote – Telefoninterview + Vorstellung beim Kunden  

Hierbei handelt es sich um zwei Recruiting KPI’s welche die Übergabe des/der Kandidat:innen von uns an den Kunden beschreiben. Die Erfolgsquote für Telefoninterviews beschreibt die Anzahl der Kandidat:innen, die sich nach dem Erstgespräch bei uns weiterhin als passend erwiesen haben. Hier rechnen wir mit einer durchschnittlichen Quote von 65%. Berechnet wird sie durch die Teilung von der Anzahl an passenden Kandidat:innen nach dem Gespräch durch die Anzahl an Kandidat:innen, mit denen ein Erstgespräch geführt wurde.  

Die Erfolgsquote von Vorstellungen beim Kunden beschreibt die Anzahl der Kandidat:innen, die vom Kunden als passend angesehen werden und zum weiteren Gespräch eingeladen werden. Hier wird der Quotient von den vom Kunden als passend empfundenen Kandidat:innen durch die Anzahl der vorgestellten Kandidat:innen gebildet.  

  1. Erfolgsquote – Interviews beim Kunden  

Die Erfolgsquote für Interviews beim Kunden beschreibt die Anzahl der Kandidat:innen, die erfolgreich die einzelnen Phasen des Prozesses durchlaufen. Hier kann quasi nach jeder Phase eine neue Erfolgsquote ermittelt werden, indem man die Anzahl der nach der Phase noch im Prozess gebliebenen Kandidat:innen durch die Anzahl der Kandidat:innen teilt, die in der Phase gestartet sind. Dabei kann der Einstellungsprozess beim Kunden beliebig viele Phasen umfassen. 

Bei Kooku rechnen wir hier durchschnittlich mit einer Erfolgsquote von 40%. In dieser Phase des Recruiting-Funnels hat der/die Recruiter:in häufig keinen Einfluss mehr auf den Prozess. Allerdings kann dem Kunden angeboten werden, in den weiteren Phasen, als Experte teilzuhaben. Der/Die Recruiter:in kann so als Mediator zwischen Kandidat:in und Unternehmen fungieren und die KPI’s weiterhin positiv beeinflussen. Zudem hilft die Erhebung dieses KPI’s den Einstellungsprozess noch besser zu verstehen. So können wir beispielsweise Kandidat:innen im Vorhinein genauer über den Prozess informieren und darauf vorbereiten.  

  1. Erfolgsquote – Vertragsverhandlung  

Zu guter Letzt kommen wir zur Erfolgsquote bei der Vertragsverhandlung. Dieser Recruiting KPI analysiert, wie viele Kandidat:innen nach der Vertragsverhandlung die Stelle annehmen. Genau wie die Erfolgsquote für Interviews beim Kunden haben wir auch hier wenig Einfluss. Trotzdem gewinnen wir hilfreiche Insights über den Kunden, die Kandidat:innen und den Prozess.  

Fazit:  

Die aufgezählten Recruiting KPI’s entstehen entlang des Recruiting-Funnels, die ein/e Kandidat:in bei uns durchläuft. Angefangen mit dem Sourcen bis zur Vertragsverhandlung beim Kunden.  

Wenn wir feststellen, dass wir bestimmt Recruiting KPI’s nicht einhalten, untersuchen wir, aus welchen Gründen der entsprechende KPI nicht eingehalten wurde. Die daraus entstandenen Learnings teilen wir mit dem ganzen Team. Andersherum können natürlich auch überdurchschnittlich gute KPI’s spannende Insights liefern, die uns bei der zukünftigen Recruitingarbeit helfen. Die vorgestellten Recruiting KPI’s können dir also helfen, deine Arbeit noch effektiver und effizienter zu gestalten und verhelfen dir zu einem erfolgreichen Recruiting.  

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